На 3 януари 2014 г. стартира последният етап от проект „Подобряване на ефективността и ефикасността на администрацията в Община Хасково” по Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд, Приоритетна ос І „Добро управление”, Подприоритет 1.1. „Ефективна структура на държавната администрация”, Бюджетна линия BG051PO002/12/1.1-04 – Осъществяване на мониторинг и преглед на изпълнението на препоръките от функционалния анализ, проведен в Община Хасково.

Дейността по извършването на мониторинг и преглед на изпълнението на препоръките, посочени във функционалния анализ е от съществено значение за успешното реализиране на проекта. Без подобен анализ, не би имало достатъчно гаранции за успешното изпълнение на препоръките.

Изпълнението на проекта премина през няколко етапа:

•  Запознаване с резултатите от функционалния анализ на Община Хасково;

•  Провеждане на работна среща с представители на Община Хасково, работещи по проекта;

•  Отчитане на изпълнението на направените препоръки в плана за действие, по отношение постигане на конкретни резултати, изпълнение на поставени цели, съгласно утвърдените индикатори и срокове за изпълнение;

•  Идентифициране на проблемни области;

•  Идентифициране на конкретни препоръки за подобряване на дейността, свързана с измерване и оценяване ефикасността и ефективността от работата на общинската администрация;

•  Изготвяне на План за действие II и сформиране на комисия (екип) със заповед на кмета на Община Хасково, с цел проследяване на изпълнението на направените препоръки в Доклада за извършен функционален анализ, имащи срок за изпълнение след датата на приключване на настоящия проект;

•  Изготвяне на финален доклад за изпълнението на препоръките от функционалния анализ на Община Хасково.

Докладът за мониторинг е съставен съгласно изискванията на Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация. Основната цел на доклада е преглед на изпълнението на изготвения към Доклада за извършен функционален анализ – План за действие и оценка на устойчивостта на постигнатите резултати по отношение на:

•  Релевантността на функциите;

•  Ефективността от дейността;

•  Ефикасността и икономичността на дейността.

За изпълнението на проекта са използвани следните източници на информация:

•  Предоставени материали от предходните етапи на проекта: Окончателен доклад за проведен функционален анализ и приложенията към него; Доклад (2) за разработване на предложения за промени в нормативни, стратегически и други документи на Община Хасково; Доклад (3) за подобряване организацията, работните процеси и координацията в администрацията на Община Хасково и приложенията към него;

•  Отчети за изпълнение на плана за действие;

•  Заповеди на кмета;

•  Протоколи от проведени срещи;

•  Разработени проекти на нормативни документи;

•  Разработени идеи и предложения от Изпълнителя по предходните етапи („Дейта Солюшънс“ ООД);

•  Други.

 

Методология: Основният метод, използван при изготвяне на доклада за мониторинг е събиране, проучване и анализ на документи и информация, включващи доклади, отчети, заповеди и др. документи, отнасящи се за дейността на Общинска администрация – Хасково и имащи отношение към дейностите, произтичащи от функционалния анализ. С цел събиране на допълнителна информация и доуточняване на възникнали допълнителни въпроси, в процеса на изготвяне на доклада е използван и методът на интервюто. Интервютата са проведени по време на проведената в Община Хасково среща, както и по телефона със служители и ръководители от общинската администрация.

Експертната оценка и сравнителният анализ са използвани с цел контролиране на данните, получени чрез другите методи. Експертната оценка дава възможност за по-задълбочено проучване на процесите и тяхната оценка, както и използване на компетентността и опита на експертите, а сравнителният анализ дава възможност да се направи сравнение на предишното със сегашното състояние на дейността на Общинска администрация Хасково. 

Наблюдението и прегледът на изпълнението на Плана за действие е логично продължение на функционалния анализ, и представлява гаранция за устойчивост на постигнатите резултати. Изпълнението на планираните действия за подобрение трябва да се основава на непрекъснат контрол и оценка, въз основа на определените срокове, очакваните резултати и определените отговорници, което е осигурено със създаването на специална комисия, която да продължи да работи по изпълнението на препоръките от функционалния анализ.